novark.ru novark.ru novark.ru novark.ru
Офисный генерал

Не так давно специалисты секретарского дела предложили учредить свой профессиональный праздник и отмечать его каждую третью пятницу сентября. В этом году День секретаря отпразднуют 16 сентября.
От слова «секрет»

Секретарь является незаменимым сотрудником любой фирмы. По данным исследователей, в России около миллиона секретарей, офис-менеджеров и помощников руководителей трудятся по 8-12 часов в день, чтобы остальным сотрудникам было комфортно работать. Слово «секретарь» происходит от латинского «секрет». В Древнем Риме секретарями называли доверенных лиц царских особ, которым были известны дворцовые тайны. Хранители секретов могли сосредотачивать в своих руках значительную власть, становиться генеральными или государственными секретарями.

Первоначально секретарями были мужчины. В конце XIX века с изобретением печатной машинки профессия начала приобретать «женское лицо», и к 20-м годам прошлого столетия практически не осталось секретарей-мужчин. И сегодня мужчины в этой сфере встречаются крайне редко. Секретарь выполняет функцию первого помощника руководителя. Круг его обязанностей довольно широк: ведение офисного делопроизводства, прием гостей и общение с ними, деловая переписка, телефонные переговоры, организация совещаний, помощь в планировании рабочего графика начальника.

Специалист должен уметь пользоваться стандартными компьютерными программами и оргтехникой, уметь работать с базами данных и систематизировать информацию, знать технику оформления документации. Некоторые компании требуют от сотрудника владение иностранным языком. Нередко в профессию приходят люди из совершенно разных сфер деятельности. Уровень заработной платы и возможность карьерного роста секретаря зависит от масштабов организации. Службы документационного обеспечения управления крупных столичных государственных учреждений и акционерных обществ возглавляют специалисты высшей профессиональной квалификации, имеющие ученые степени кандидатов наук.

Рушим стереотипы

В массовом сознании секретарь часто ассоциируются с образом молодой девушки с «приятной внешностью» и в мини-юбке, умеющей варить кофе и печатать. Однако секретари давно уже перешли из обслуживающего персонала в категорию ответственных административных работников, обеспечивающих слаженное функционирование компании. По оценкам экспертов, на смену отжившему образу «секретарши», механически выполняющей волю руководителя, пришел совершенно иной тип профессионала. Сегодня это грамотный специалист с высоким интеллектом и хорошим опытом работы. Современные секретари прекрасно разбираются в психологии, владеют иностранным языком, прекрасно контактируют с людьми разного возраста и социального статуса.

С появлением частного предпринимательства произошло «второе рождение» профессии. Это вызвало резкое увеличение спроса на квалифицированных специалистов в области секретарского дела и привело к повышению престижа профессии, а также появлению смежных должностей, таких как секретарь-референт, офис-менеджер, секретарь-ассистент, помощник руководителя, секретарь-переводчик и другие. Работа секретаря стала все более интересной и содержательной: рутина сменилась творческим подходом в области подготовки документации, самостоятельного принятия решений в системы делегирования полномочий.

Отмечая достоинства профессии и говоря о престиже, специалисты указывают и на сложности, в частности отсутствие четких рамок в функциональных обязанностях секретарей. Это приводит к снижению эффективности их труда, переработкам, стрессам, служебным конфликтам. Немало проблем у секретарей возникает в небольших организациях, где секретарь заменяет специалиста по персоналу, архивного работника, помощником бухгалтера, а также обслуживающий персонал.

В стране работает система подготовки секретарей в высших и средних специальных учебных заведениях по таким направлениям, как документоведение и документационное обеспечение управления. Тем не менее, трудности с получением профессионального образования остаются - например, в Омске не так много учебных заведений, готовящих квалифицированных специалистов секретарского дела.

Персональная оценка

Как отмечают исследователи рынка труда, большинство секретарей преданы профессии, стремятся к профессиональному развитию и не сомневаются в том, что они - на своем месте. Елена Юрьева пришла в секретарское дело около десяти лет назад. Несмотря на то, что она имеет инженерное образование, о сделанном выборе не жалеет: очень любит свое дело, и смогла добиться в нем прекрасных результатов и карьерного продвижения: – Роль секретаря – «генеральная» в работе любой компании. Профессия интересна тем, что позволяет общаться с разными людьми, тренирует память, учит терпению и умению быстро принимать решения. Чтобы продуктивно и качественно работать, секретарю необходимо обладать хорошей памятью, любознательностью, быть человеком доброжелательным, уметь искренне улыбаться, даже когда ты нехорошо себя чувствуешь или не в самом приятном расположении духа, разбираться в людях. Многие профессиональные качества пригождаются и в повседневной жизни - например, наблюдательность, умение верно расставлять приоритеты, планировать время, анализировать ситуацию, способность концентрировать внимание. Но при всех достоинствах профессии есть одна ощутимая сложность: часто приходится работать в стрессовой ситуации.

Перспектива профессионального роста зависит от уровня развития компании и численности работников. Если организация небольшая, то при получении соответствующего образования можно работать в любом отделе, а в крупных компаниях – стать личным помощником руководителя, начальником организационного отдела, руководителем секретариата; а специалист, проявивший себя с положительной стороны, может со временем занять должность исполнительного директора.


Надежда Изовитова
15.09.2011 12:16:07


Тема: Профессиональный праздник

Закладки:

Комментарии


Оставить комментарий
Имя
Rambler's Top100 Вход